Cómo evitar que te sancionen en el registro de viajeros de tu alojamiento

Recientemente se ha vuelto muy popular y sonado el caso de un alojamiento turístico ubicado en territorio español, al cual se le impuso una multa por el monto aproximado de 30.000€ debido al proceso de registro de clientes que realizaba el lugar.

A simple vista, parece exagerado y un hecho muy simple como para que la Agencia Española de Protección de Datos hablara al respecto, y lo que es más, que sancionara este hecho, razón por la cual, son muchos los dueños de establecimientos turísticos que han querido recolectar más información al respecto.

En ese sentido, la protección de datos siempre ha sido un temor fundado no sólo para los turistas, sino para todas aquellas personas que diariamente se ven en la obligación de entregar sus datos de identificación o tarjetas para la realización de diversas actividades.

Visto lo anterior, y como consecuencia de los hechos ocurridos en el alojamiento turístico que fue sancionado recientemente, se ha creado una gran ola de turistas que ahora son celosos al momento de realizar los registros reglamentarios para el alojamiento vacacional, con lo cual, surge la cuestión, ¿qué fue lo que sucedió y cómo se puede evitar?

A continuación, te contamos todo lo que debes saber sobre los hechos ocurridos, para que tomes las previsiones y te asegures que tu alojamiento turístico no pasará por lo mismo.

¿Qué ocurrió para que la Agencia Española de Protección de Datos se pronunciara sobre el tema?

En principio, los hechos que dieron lugar a la ya mencionada sanción, se dieron bajo la premisa del registro de alojamiento.

Sin embargo, la cosa no es tan sencilla como se lee, ya que se cometieron algunas irregularidades que dieron lugar a toda la disyuntiva legal.

Siendo esto así, al momento de registrar a sus huéspedes, el error en el que incurre el alojamiento era el siguiente:

1. Al momento de registrarse el huésped, el alojamiento le hacía entrega de una tarjeta magnética que no sólo se limitaba a permitirle el acceso al huésped a su habitación, sino que también se podía cancelar el pago de los consumos con cargo a esa tarjeta.
2. Al momento de realizar el consumo, el huésped debía facilitar dicha tarjeta a los empleados del alojamiento, permitiendo que estos, al momento de pasarla por el dispositivo, otorgaba acceso a la fotografía del cliente.

Al respecto, el alojamiento se pronunció, alegando que con este sistema, lo que se buscaba era evitar el uso fraudulento de la tarjeta, para que no se destinara su uso a otros fines. porque de esa manera, se verifica en todo momento que la identidad del cliente se correspondía con la persona que daba uso a la tarjeta magnética.

Visto lo anterior, parecería que la Agencia Española de Protección de Datos estaba sancionando el escaneo del pasaporte o documento de identidad, pero lo cierto es que no es así.

Esto es lo que el comunicado oficial reza al respecto

De acuerdo a fuentes expertas y oficiales, la Agencia Española de Protección de Datos penaliza al alojamiento no por la acción de escanear un documento de identidad, sino más bien, por usar los datos de un documento de identificación oficial, en este caso el pasaporte o carnet de identidad, para destinarlo a otro uso, distinto al del registro de viajeros.

En ese orden de ideas, del comunicado oficial de la AEPD se pueden sacar las siguientes conclusiones legales, a saber:

1. Es obligatoria la acción de registrar a los viajeros. Es decir, que los alojamientos turísticos se encuentran obligados a solicitar y registrar a sus clientes, requiriendo por parte de estos, algún documento de identificación oficial que los identifique, ya que esta información debe ser comunicada a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, y así lo dispone el artículo 24 de la Ley Orgánica 4/2015.
2. Los Datos que deben recogerse al momento de registrar a un huésped, son únicamente los siguientes.

• Número de documento de identidad.
• Tipo de documento y fecha en que expira.
• Nombre completo y apellido.
• Sexo, fecha de nacimiento.
• País o ciudad de donde proviene.
• Fecha de registro.
• Firma del cliente.

3. La petición de otros datos distintos a los anteriores, no se considera necesario, ni siquiera de acuerdo a la ley. Si bien es cierto que los datos mencionados pueden obtenerse incluso sin el consentimiento del viajero, los mismos no deben abarcar fotografías del cliente, ya que la AEPD no lo considera necesario ni legal.

Entonces, ¿se puede fotocopiar el documento de identidad del cliente?

Luego de lo acontecido, la primordial respuesta que buscan tanto clientes como dueños de alojamientos turísticos es, ¿se puede fotocopiar o escanear el documento de identidad del cliente?

Y la respuesta es sí, puede escanearse esta información bajo dos premisas:

Para fines de registro

Ya que la ley así lo establece en el artículo 24 de la Ley Orgánica 4/2015, respaldada a su vez por lo establecido en el Real Decreto 933/2021, del 26 de Octubre.

Ambos corresponden con el registro de los viajeros y lo definen como una acción legal y una obligación para el alojamiento.

Para otros fines distintos al registro

Siempre que se le informe a los clientes sobre esta acción, ya que el alojamiento sancionado solicitaba esta información, con fotografías, sin informar a los huéspedes y obtener su previo consentimiento.

Además, para su propia protección, el establecimiento debe justificar sus acciones y fundamentarlas jurídicamente.

Recomendaciones para una eficaz protección de los datos personales de acuerdo a la AEPD

En aras de evitar no sólo momentos sino también sanciones innecesarias, a continuación te brindamos tips que puedes tomar en cuenta al momento de registrar a los viajeros en tu alojamiento turístico, los cuales son:

1. No solicites información al cliente distinta a la mencionada anteriormente al menos que se considere realmente necesario.
2. Si solicitas información distinta a la enumerada, solicita también el consentimiento claro y expreso del cliente, informando sobre las razones que justifiquen la solicitud.
3. Además de tener el consentimiento del cliente, deberás pasarle por escrito el fundamento legal que respalde la petición de datos adicionales.
4. Si vas a requerir información adicional al cliente, asegúrate de destinarlos a fines de registro viajero, de lo contrario, sigue los pasos anteriores.
5. Si has solicitado información distinta a la estrictamente requerida, eliminala o suprímela, a fin de evitar posibles sanciones y problemas legales.